8 Dicas para Síndicos que Podem Revolucionar a Reunião de Condomínio
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Reunião de condomínio. “Pronto! Lá vem.” “Deve ser prá aumentar o condomínio.” “Tô fora.” Infelizmente, estas são reações comuns dos moradores de condomínios quando recebem uma carta de convocação para assembleia, não é mesmo? Por isso, hoje vamos elencar…
Reunião de condomínio. “Pronto! Lá vem.” “Deve ser prá aumentar o condomínio.” “Tô fora.” Infelizmente, estas são reações comuns dos moradores de condomínios quando recebem uma carta de convocação para assembleia, não é mesmo? Por isso, hoje vamos elencar algumas dicas para síndicos, que querem mudar esta situação e contar com o maior número possível de participantes nestas ocasiões.
Com a vida corrida que todos levam, está cada vez mais difícil conseguir aprovar pautas importantes – que embora possam contribuir para uma melhora na vida em comunidade do condomínio -, necessitam de aprovação de número determinado de presentes à reunião.
Mas é possível, sim, fazer dessas reuniões algo mais agradável e menos chato. Veja que o encontro pode ser mais produtivo e com objetivos claros que agradem a todos e sem tomar muito tempo.
1. Atrair os condôminos é fundamental
Coloque observações na convocação, como: “a sua presença é indispensável para o bom andamento e valorização do nosso patrimônio” e “os ausentes, por Lei, deverão acatar com todas as decisões tomadas”. O síndico e a administradora devem continuar chamando os condôminos para a reunião, com lembretes no quadro de avisos do condomínio, e-mails e até Whatsapp, 15 dias antes da reunião, uma semana antes, dois dias antes e na própria data também.
2. Sua pauta deve conter os tópicos importantes que serão tratados na reunião
Para isso, faça um detalhado planejamento prévio. Defina o que será tratado para poder controlar os debates de maneira prática.
Estabeleça um tempo específico para cada tema que será abordado. Isso fará com que as reuniões não sejam extensas e cansativas, reduzindo assim a evasão dos moradores. Quando os assuntos forem abordados e mais de uma pessoa queira se manifestar, relembre-os sobre o propósito de cada assunto e garanta a otimização do tempo, melhorando a comunicação entre todos.
3. Mais reuniões com menor duração
Em vez de fazer uma ou duas assembleias durante o ano, acumulando muitas pautas a serem tratadas, realize mais reuniões com no máximo três itens. Assim, serão mais curtas e objetivas, de forma a não cansar e conseguir melhores resultados.
4. No início das reuniões, leia a ata da assembleia anterior
Isso é feito somente para ratificar ou alterar a redação, verificando que o que foi decidido esteja ali descrito. Pode ser que alguns insatisfeitos com as decisões do encontro anterior aproveitam-se deste item para tentar alterá-las. Explique que isso não é possível, nem permitido.
5. Evite colocar na pauta, geralmente no último item, os “assuntos gerais”
Isso só serve para gerar reclamações, pedidos e outras inconveniências que não agregam valor ao propósito da reunião. Explique que isso pode ser feito através de conversas em outros momentos, e-mails, telefonemas ou no livro de ocorrências próprio para este fim.
6. Criatividade para garantir o quórum
Para garantir o quórum, já que as reuniões precisam de um número mínimo de moradores para se desenvolver e para haver a votação de ideias e novos projetos, evite o desânimo dos participantes. Crie algo dinâmico, que chame a atenção e desperte o interesse dos condôminos em participar. Um exemplo é oferecer cafezinhos e algo para comer. Nada muito sofisticado, mas que atenda quem for diretamente após o trabalho.
7. Esclareça a previsão orçamentária já na convocação
Assim, os condôminos poderão ler detalhadamente e decidir com maior propriedade, evitando perda de tempo durante a reunião. Desta forma, você terá menos dificuldade em fazer com que os condôminos entendam a previsão e definam em conjunto as prioridades de manutenção, novos projetos e/ou aumento do valor da taxa condominial, entre outros aspectos.
8. Ao escolher o presidente, tente direcionar para um condômino que seja, além de carismático, objetivo
É ele que deve controlar os andamentos dos trabalhos sem deixar que as discussões se prolonguem. E que, logo após os debates, coloque rapidamente o assunto em votação.
Viu como é possível desenvolver uma reunião de condomínio mais agradável e produtiva? Pode até parecer cansativo, mas além de facilitar o seu trabalho, estas dicas podem trazer ótimos resultados.
Fonte: TudoCondo
